De afgelopen jaren heb ik ervaring opgedaan bij internationale softwarebedrijven. Ik kwam daar dingen tegen waar het notariaat voordeel bij kan hebben. Nu ik weer actief ben in het notariaat pas ik die ervaring graag toe.
Het notariaat wil innoveren
Ik ken het notariaat als een markt die wil innoveren. Notariskantoren willen graag de nieuwste technieken toepassen om hun werk beter te kunnen doen. Door de beperkte schaal van notariskantoren en doordat notariële software nog wel eens met verouderde technieken is gebouwd zijn de mogelijkheden beperkt. Door als kantoren samen te werken en nieuwe notariële software in te zetten kan het vaak wel. Drie onderwerpen wil ik eruit lichten:
Artificial intelligence en machine learning
Het afgelopen jaar heb ik bij Box.com gewerkt. Een Amerikaans bedrijf met een Europees hoofdkantoor in Londen. Bij Box.com werden contracten met klanten opgesteld door accountmanagers op basis van een model. De accountmanager kan ervoor kiezen bepaalde clausules wel of niet op te nemen in het contract. Dit is tot zover niet heel anders dan tekstproductie in het notariaat.
Nadat contracten waren opgesteld werden deze automatisch geanalyseerd. Vreemde clausules of andere aandachtspunten werden doorgestuurd naar het juridische team. De ‘standaard’ contracten waren automatisch goedgekeurd en daar was geen actie op nodig. Hierdoor werd de werkdruk op het juridische team aanzienlijk lager.
Ook het notariaat kan veel kennis halen uit alle akten die worden opgesteld en akten die in het verleden zijn gepasseerd. Wel is hiervoor voldoende schaal nodig. Een individueel notariskantoor heeft vaak onvoldoende gegevens om machine learning toe te passen. Daarom is het belangrijk samen te werken met meerdere kantoren. Wilt u meer weten over het toepassen van AI/ML in uw notariële praktijk? Neem dan contact op.
Werken in de cloud
Met werken in de cloud bedoel ik niet dat de kantoorserver in een datacenter is gezet en gebruikers nu op een vaste werkplek op een virtueel bureaublad inloggen. Met werken in de cloud bedoel ik online software die overal en op ieder apparaat via de browser beschikbaar is. Software die open verbindingen heeft met andere software op basis van API’s.
Doordat laptops lange tijd moeilijk te beheren waren is in het notariaat de virtuele desktop de standaard geworden. Inmiddels is het werken op laptops echter goedkoper geworden dan virtuele desktops. Dat biedt medewerkers de mogelijkheid om ook in de trein of vanuit huis te werken zonder extra hardware nodig te hebben. Door met een laptop op een virtuele desktop in te loggen verliest de gebruiker het voordeel van de snellere hardware. Daarom is het beter wanneer de notariële software niet hoeft te worden geïnstalleerd op een kantoorserver, maar deze beschikbaar is via de browser. Selecteer een softwarepakket dat online is.
Remote meetings
De afgelopen jaren heb ik gewerkt vanuit Dublin en Londen. Meetings werden voor een groot deel online gedaan via software zoals GoToMeeting of Zoom. Veel klanten gaven hier zelf de voorkeur aan omdat deze meetings efficiënter zijn en vaak op kortere termijn gepland kunnen worden. Om goed gebruik te kunnen maken van remote meetings is het handig (maar niet noodzakelijk) als vergaderruimtes zijn uitgerust met een scherm en een webcam. Er is hiervoor ook speciale hardware beschikbaar en die hoeft niet veel te kosten.
Of remote meetings passen binnen de notariële dienstverlening is een afweging die iedere notaris zelf mag maken. Waar remote meetings in ieder geval voor gebruikt kunnen worden zijn meetings met leveranciers, medewerkers die vanuit huis werken, en intercollegiaal overleg. Zelf doe ik nu veel meetings op afstand en daar wordt meestal positief op gereageerd. Er gaat minder tijd verloren met de auto in de file en de meetings zijn efficiënter.
Het team van Nobilex is constant bezig met manieren om medewerkers van notariskantoren te ondersteunen in hun dagelijks werk. Wilt u meer weten over Nobilex? Neem contact met mij op via r.vanweeghel@nobilex.nl