Compliant zijn zit niet in software alleen
Sinds de invoering van de AVG wetgeving is in veel markten compliance een belangrijk onderwerp geworden. Rond de invoering in 2018 waren sommige organisaties nog in de veronderstelling dat de AVG betrekking had op software en op mailinglijsten. Inmiddels weten de meeste organisaties dat om AVG-compliant te werken, de bedrijfsprocessen goed moeten zijn ingericht. Compliance officers helpen organisaties kritisch te blijven op de processen, maar ook de cultuur van de organisatie. Software moet deze bedrijfsprocessen ondersteunen, bijvoorbeeld door de mogelijkheid te bieden persoonsgegevens te verwijderen. Maar compliant wordt een organisatie niet door de juiste software aan te schaffen.
Voor het notariaat gaat het veel verder
Een notaris heeft met veel meer compliance aspecten te maken dan alleen die rondom de verwerking van persoonsgegevens. Zo heeft een notaris de verplichting om een (voorgenomen) ongebruikelijke transactie te melden, de meldingsplicht. Een notaris moet onderzoek doen naar de herkomst van gelden, de onderzoeksplicht. Maar een notaris heeft ook te maken met een ministerieplicht die gaat over het aannemen van cliënten, een geheimhoudingsplicht, een onpartijdigheidsverplichting, en notarissen staan onder financieel toezicht.
Grotere advocaten- en notariscombinaties hebben vaak een compliance officer in dienst die trainingen organiseert voor medewerkers om een cultuur van compliance te bevorderen, bedrijfsprocessen te analyseren, en ervoor te zorgen dat software hierop aansluit. Voor de meeste notariskantoren geldt echter dat compliance iets is wat de notaris erbij doet. Software kan deze notarissen helpen aan compliance eisen te voldoen, maar het is geen totaaloplossing.
Hoe software een notariskantoor kan helpen
Software helpt notariskantoren om bedrijfsprocessen goed in te richten. Notariële software die taak gebaseerd werkt, helpt notariskantoren bedrijfsprocessen zo in te richten dat geen stappen overgeslagen kunnen worden. Ook kan software medewerkers helpen alert te blijven. Door afwijkende gegevens te signaleren met meldingen wordt voorkomen dat deze over het hoofd worden gezien. Een notariskantoor moet aan zoveel eisen voldoen, dat het zonder goede software vrijwel onmogelijk is compliant te werken. Tegelijkertijd is compliance geen softwareoplossing alleen.
In Nobilex zijn er diverse functionaliteiten ingebouwd om notariskantoren te ondersteunen op het gebied van compliance. Wilt u hier meer over weten? Neem contact op.
