Als notaris wil je natuurlijk dat je software goed werkt en aansluit bij jouw werkwijze, want op die manier waarborg je het bijhouden van je dossiers én help je cliënten sneller. Maar soms krijg je te maken met softwareontwikkelaars die de praktijk niet goed begrijpen of niet met de tijd meegaan.
Het kán anders. Bij Nobilex werken we namelijk al jaren met een gebruikersraad. Een perfecte kans om gebruikers te betrekken bij de ontwikkeling van onze software – zij moeten er tenslotte mee werken. We spraken met Rob van Weeghel, CEO bij Nobilex en Miranda Craninckx, officemanager bij Notariaat Maarten Rijntjes én gebruiker van Nobilex.
Nobilex: ontstaan vanuit gebruikers
De gebruikersraad van Nobilex is er al vanaf het begin en volgens Rob is dit heel natuurlijk tot stand gekomen. Hij vertelt: “Nobilex is ooit ontstaan vanuit de gedachtegang van gebruikers binnen het notariaat. Tijdens de ontwikkeling van de software maakten we daarbij gebruik van een referentengroep. Zo kwamen we erachter wat wel en niet werkte. Toen Nobilex uiteindelijk was uitgerold, wilden we dat daarom zo houden, omdat het ook daarna zou helpen. We zien dat wanneer gebruikers meedenken, we betere keuzes maken over bijvoorbeeld nieuwe functionaliteiten.”
Ieder kantoor is even belangrijk
Miranda werkt al een aantal jaar met de software van Nobilex en is al vanaf het begin aangesloten bij de gebruikersraad. Miranda: “Ik ben werkzaam bij een kleinschalig notariskantoor waar onze cliënten veelal bestaan uit particulieren en ondernemers uit het mkb. Om onze cliënten goed te helpen is efficiënt werken enorm belangrijk en goede software helpt daarbij.
Daarom vind ik het heel fijn om mee te mogen denken over de ontwikkeling van Nobilex. Een van onze vorige leveranciers had bijvoorbeeld geen gebruikersraad en vooral als kleiner kantoor voel je je dan minder gehoord, omdat ze de software vaak alleen bij grote gebruikers testen. Bij Nobilex maakt dat niet uit: ieder kantoor is even belangrijk.”
Samen maak je het beste systeem
Zowel voor Nobilex als voor klanten, is de gebruikersraad dus een belangrijk onderdeel van de ontwikkeling van de software. Rob: “Samen maak je het beste systeem. Die gedachtegang zit al vanaf het begin in ons DNA. Maar die belofte moet je ook nakomen en dat kan alleen door te luisteren naar je gebruikers en vragen te stellen als: ‘Hoe maken we de software gebruiksvriendelijker? Welke functionaliteiten mis je nog? Wat kan efficiënter?’ We vinden het belangrijk om onze beloftes waar te maken en echt te luisteren naar de gebruikers.”
Bijdrage aan de ontwikkeling van Nobilex
Maar hoe ziet zo’n bijeenkomst met de gebruikersraad er eigenlijk uit? Rob: “Drie keer per jaar komen we samen en van veel kantoren is er een vertegenwoordiger aanwezig. Er worden vanuit Nobilex nieuwe ontwikkelingen besproken en met de gebruikers afgestemd welke zaken prioriteit hebben. Alles is gericht op samen keuzes maken.”
Miranda vult aan: “Ieder kantoor mag hieraan deelnemen, klein of groot. Zelf vind ik het wel jammer dat niet alle kantoren deelnemen. Je hebt er als gebruiker zelf ook een hoop aan, omdat je er dagelijks mee werkt en zo ervaringen met andere kantoren uitwisselt.”
Nieuwe ontwikkelingen
Buiten dat er zo een mooie samenwerking ontstaat tussen de gebruikers en de ontwikkelaars, is de gebruikersraad ook een belangrijk onderdeel van het implementeren en testen van nieuwe ontwikkelingen. Rob: “Wanneer er een nieuwe ontwikkeling aankomt, zoals e-herkenning of een nieuw hypotheekmodel, dan is het heel fijn dat je dat van tevoren kunt delen met de gebruikers. Je kunt wel iets bedenken, maar we zijn altijd benieuwd hoe dat uiteindelijk wordt opgepakt.”
Miranda: “Het is ook prettig dat je direct je feedback kunt delen. Zo waren er een keer nieuwe hypotheekmodellen, die in de praktijk niet helemaal volledig waren en aansloten op de dagelijkse werkzaamheden. We koppelden dit terug tijdens de gebruikersraad en dit werd heel goed en snel opgepakt door Nobilex. Er wordt dus ook echt wat met onze feedback gedaan.”
Kennis delen en leren van elkaar
Verder merkt Miranda dat ze tijdens de bijeenkomsten veel leert van de andere kantoren. “Het notariskantoor waar ik werk is een fullservice kantoor en daardoor gebruiken wij de software anders dan bijvoorbeeld een groter kantoor waar de werkzaamheden meer zijn opgesplitst. Tijdens de gebruikersraad delen we onze kennis en leren we ook nog eens enorm veel van elkaar.”
Rob vertelt daarbij: “Het is voor ons enorm interessant om te zien hoe verschillende soorten kantoren met onze software werken, groot of klein. Ieder kantoor gebruikt het weer op een andere manier. Een kleiner fullservice kantoor kan echt een bijdrage leveren in hoe de software op een brede manier wordt gebruikt.”
Prioriteiten stellen
Naast de input van de gebruikersraad, komen er ook vragen binnen vanuit de servicedesk. Rob: “Onze servicedesk verzamelt alle inkomende wensen en veel voorkomende vragen en slaat deze op in een backlog. Eens in de zoveel tijd gaan we daarmee aan de slag.
Een goed voorbeeld hiervan is de klantcontactpagina in Nobilex, hier kwam regelmatig feedback over binnen, dus daar moesten we iets mee. Uiteindelijk is er een alternatief ontwerp gemaakt en hebben we deze eerst voorgelegd bij de gebruikersraad: ‘Hoe vinden jullie dit? En heeft dit voor jullie ook prioriteit om aan te passen?’ Op die manier kijken we samen naar de belangrijkste prioriteiten.”
Gebruikersraad is een community
Rob ziet de toekomst van de gebruikersraad rooskleurig in: “De gebruikersraad geeft echt een communitygevoel. Het is veel meer dan alleen het verder ontwikkelen van Nobilex. Zoals Miranda al aangaf, de ‘Nobilex-kantoren’ leren ook van elkaar en je merkt dat ze in de gebruikersraad sneller informatie delen om zo ook elkaar te helpen. Dat werkt alleen als je een actieve community bent.”
Deelnemen aan de gebruikersraad?
Maak je al gebruik van onze software en heeft jouw kantoor nog niet eerder deelgenomen aan de gebruikersraad? Of wil je meer informatie over de gebruikersraad? Aanmelden kan hier.