In maart 2023 was het zover: notariskantoor Dantuma stapte over naar onze software. Een flinke verandering voor het kantoor. We vroegen Freddie Kooistra, notarieel medewerker, naar zijn ervaringen. Welke uitdagingen kwamen zij tegen tijdens de implementatie? Hoe gingen zij om met het veranderen van de werkprocessen? En welke tips heeft hij voor andere gebruikers? Je leest het hier.
Notariskantoor Dantuma
Notariskantoor Dantuma is gevestigd in Burgum, Friesland. Het team bestaat uit zes medewerkers, Freddie is werkzaam bij Dantuma sinds 2021. “Dagelijks helpen we mensen bij de belangrijkste gebeurtenissen in hun leven. Dat maakt het ook des te belangrijker om het goed te doen. Dantuma is het enige kantoor in het dorp en daarom is de druk in de piekperiodes hoog. Efficiënt werken is dus cruciaal om ons werk op tijd af te krijgen. De overstap naar de software van Nobilex heeft ons daarbij geholpen.”
Nobilex gaf direct vertrouwen
Voordat notariskantoor Dantuma overstapte naar Nobilex, werkten ze met een andere, grote landelijke, softwareleverancier. “De vorige software waarmee we werkten was niet slecht. Maar toen we kritisch gingen kijken, vonden we het onder andere vervelend dat we niet zelf konden meedenken over de ontwikkelingen ervan. Al met al zochten we naar een betere oplossing. Nobilex gaf ons direct vertrouwen, want het is een onafhankelijk Nederlands bedrijf, voor en door notarissen.”
Onrust tijdens de implementatie
Bij Dantuma zijn ze tevreden met de overstap naar Nobilex, maar de implementatie verliep niet zonder slag of stoot. “We hadden verwacht dat alles meteen goed zou werken, maar daarin hebben we ons vergist. De implementatie vergde iets meer voorbereiding dan we vooraf dachten. Zo gingen we ervan uit dat alle modellen al automatisch in Nobilex stonden, maar die hadden we vooraf aan moeten leveren. Dat is van beide kanten een miscommunicatie geweest, maar gaf natuurlijk wel wat onrust. Uiteindelijk is dat helemaal goed gekomen en zijn we er met hulp van Nobilex uitgekomen.”
Advies over werkprocessen
“Nobilex was er altijd om ons te ondersteunen, dat heeft ons enorm geholpen om door die implementatie heen te komen. Er kwam zelfs iemand van Nobilex langs om onze werkprocessen af te stemmen op de nieuwe software en we kregen toepasbare tips over het overzetten van alle modellen. Dat was heel prettig en vanaf dat moment zijn we de software steeds beter gaan gebruiken.”
Efficiënter werken
Naarmate het team meer vertrouwd raakte met de software, werden de voordelen steeds beter zichtbaar. “Dankzij het taakgerichte werken van Nobilex, is het beheren van klantdossiers veel overzichtelijker. Je kunt ook heel makkelijk het stokje doorgeven aan de volgende collega, maar ook zelf het overzicht goed bewaren. Ik merk dat ik daardoor minder snel taken over het hoofd zie. Al met al werk ik nu een stuk efficiënter en zo kan ik ook mijn cliënten sneller helpen.”
Meedenken als gebruiker
Freddie is dus tevreden over het gebruikersgemak van de software in zijn dagelijkse werk. Maar wat Nobilex volgens hem vooral bijzonder maakt is de gebruikersraad. “Ik vind het heel fijn dat je mag meedenken als gebruiker en kunt stemmen over toekomstige innovaties. Daarnaast is het prettig om te zien hoe andere kantoren omgaan met dezelfde uitdagingen, zo leer je van elkaar.
Om even een voorbeeld te geven: ik werk veel in Outlook, maar op de gebruikersraad werd mij dit sterk afgeraden. Iemand liet mij zien dat ik ook gewoon e-mails klaar kan zetten in Nobilex. Door meer te werken met de functionaliteiten vanuit Nobilex, scheelt dat dagelijks een hoop werk. Dat soort dingen geeft je ook weer een nieuw perspectief op je eigen werkprocessen. Ik krijg bij Nobilex echt het gevoel dat we het samen doen. “
Durf te veranderen
Tenslotte heeft Freddie nog enkele waardevolle tips voor andere notariskantoren. “De beste tip die ik kan geven: onderschat een implementatie niet en bereid je goed voor. Je moet vooral niet denken dat software ineens alles oplost, maar ook zorgen dat je zelf alles goed op orde hebt. Durf te veranderen en wees niet bang om hulp te vragen. Bij Nobilex laten ze je echt niet aan je lot over en zoeken ze altijd samen naar de beste oplossing.”
Ook samenwerken?
Kortom, de samenwerking met notariskantoor Dantuma zal leiden tot een succes. Wil je weten hoe onze software jouw kantoor kan helpen om efficiënter te werken? Boek een demo of neem vrijblijvend contact op.
