In december schreef ik dat remote meetings één van de dingen is die het notariaat van andere markten kan leren (link). Dat was toen, drie maanden geleden, nog iets wat niet of nauwelijks gebeurde. Inmiddels is het noodgedwongen de nieuwe werkelijkheid geworden. De driver achter digitale transformatie kwam uit onverwachte hoek in de vorm van het Corona-virus.
Digitale transformatie
Covid-19 bleek een sterkere driver van digitale transformatie dan iemand had kunnen voorspellen. Natuurlijk werd op sommige notariskantoren al op incidentele basis vanuit huis gewerkt, maar dat beperkte zich vaak tot het bijwerken van bepaalde dossiers. Overleggen met collega’s, opdrachtgevers en leveranciers gebeurde vrijwel uitsluitend in fysieke bijeenkomsten. Nu die door het virus niet meer kunnen ontstaat een nieuwe werkvorm.
Hoe gaat dat na de lockdown?
Veel mensen kijken er naar uit weer op kantoor te werken. De gesprekken bij de koffieautomaat en met collega’s praten over het weekend. Toch verwacht ik dat veel mensen ook hebben ervaren dat online meetings efficiënt kunnen zijn. Geen reistijd, sneller tot de kern komen, en eenvoudigere verslaglegging met de juiste tools. De meeste mensen hebben inmiddels ervaring opgedaan met een uitgebreide verzameling aan video conferencing oplossingen. Ook zijn werkplekken ingericht op vanuit huis kunnen werken. Ik verwacht dat we de goede zaken uit deze bijzondere tijd behouden.
Voorbereid zijn op de toekomst
Werk verschuift van kantoren naar flexplekken in co-working spaces en werken vanuit huis. Van de fysieke werkplek op kantoor naar eigen apparaten en eigen productiviteitssoftware. Dat stelt andere eisen aan systeembeheer. Geen uniforme werkplekken, maar een set aan beleidsregels waarbinnen apparaten en software toegestaan worden bepaalde gegevens te bewerken. Nobilex heeft met deze visie een IT-partner gezocht die nu de Nobilex werkplek aanbiedt. De Nobilex software is ook klaar voor deze nieuwe manier van werken. Overal toegankelijk, flexibel en snel, en volledig geïntegreerd met Microsoft 365.
Sturen op output
Bij flexibel werken hoort dat u de organisatie aanstuurt op output. En dat zijn niet altijd uren. Er is notariële dienstverlening die op uurbasis wordt aangeboden. Dan is het belangrijk dat medewerkers ook declarabele uren maken. Een groot deel van de notariële werkzaamheden wordt echter aangeboden voor een vast afgesproken tarief. Als notaris moet u uw medewerkers dan ook aansturen op de hoeveelheid werk dat ze verzetten, ongeacht hoe lang dat duurt. Bij Nobilex krijgt u een uitgebreide Business Intelligence oplossing waarmee u eenvoudig output van medewerkers inzichtelijk kan maken, trends kan analyseren, en een benchmark kan opzetten.
Wilt u meer weten over hoe u uw notariskantoor kan voorbereiden op de toekomst? Neem vrijblijvend contact op via r.vanweeghel@nobilex.nl
