In het pittoreske Sint Odiliënberg ligt Notariskantoor Roerdalen. Een dorpskantoor, met een lage drempel en de wens om iedereen te helpen. En sinds een jaar mogen we het kantoor tot onze klanten rekenen. Notaris en partner Jobert Reijners vertelt hoe deze migratie verliep én hoe zij onze software vandaag de dag ervaren. Lees er alles over in deze case.
Notariskantoor Roerdalen
Als dorpskantoor staan de deuren bij Notariskantoor Roerdalen altijd open. ‘Alleen al het feit dat je direct bij ons gebouw kunt parkeren, zorgt dat veel mensen gemakkelijk even langskomen. En als we mensen kunnen helpen, doen we dat ook.’ Naast hun toegankelijkheid, heeft Notariskantoor Roerdalen een andere, schaarse expertise: ‘Wij bedienen veel overheidsinstanties, waaronder de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Wij hielpen deze partij met het vestigen van kwalitatieve verplichtingen, in verband met het omzetten van landbouwgrond naar natuurgrond. Ook werkten we samen met Rijkswaterstaat in de afwikkeling van grondwerving voor de A73. Dit is een unieke specialisatie, die maar een aantal kantoren in Nederland heeft.’
Overstappen naar Nobilex
Sinds 1993 werkten ze bij Notariskantoor Roerdalen met Notis, maar na dertig jaar werd het overgenomen door Nobilex. Toch was het voor Reijners niet evident dat hij naar ons zou overstappen. ‘Notis ontwikkelde al een tijdje niet meer door, waardoor het systeem trager en slechter werd. Dat was voor ons het startschot om ons te oriënteren op andere aanbieders.’
Reijners vervolgt: ‘Nobilex presenteerde een demo aan ons en we vonden hun prestentatie goed. Wat me aansprak is dat ze toekomstgericht werken, hun systeem eenvoudig is en dat het draait op Microsoft 365. Doordat de software in de cloud draait is de software altijd actueel. Daarbij dachten we dat de migratie makkelijker zou zijn, aangezien zij Notis overnamen. Maar we vonden het wel spannend om over te stappen naar zo’n nieuwe speler, want hoe pakt het dan uit?’ Toch hakte het kantoor uiteindelijk de knoop door en kozen ze voor Nobilex.
Migratie naar Nobilex
De migratie van Notis naar Nobilex startte op 7 oktober 2022. Totdat alles klaarstond voor de launch, werkten ze nog door op Notis. Reijners: ‘ Nobilex en wij hadden de migratie iets te rooskleurig ingeschat. Nobilex had verwacht dat wij na twee weken onze werkzaamheden weer met dezelfde snelheid konden verrichten, zoals we waren gewend. Dat liep anders dan verwacht.’
Het koste meer tijd voordat alles was ingericht zoals we wilden en toen deed zich een andere uitdaging voor. ‘Wij hebben ons vergist in hoe lastig de switch was voor sommige medewerkers. Als je dertig jaar met dezelfde software werkt, is het natuurlijk enorm wennen. Daarom heeft Nobilex een aantal maanden na de migratie nog een keer uitleg gegeven en kwamen er techneuten twee dagen lang naar kantoor om te helpen bij vragen. Dat bleek heel zinvol te zijn.’
Zo werkt het nu
Een jaar later staan de zaken er anders voor. ‘De meeste collega’s hebben het systeem goed door en we zijn Notis helemaal vergeten. We halen nu namelijk voordeel uit nieuwe features zoals het SYVAS; het systeem waarbij we binnen Nobilex stukken kunnen versturen naar het kadaster. Nu gaat het versturen veel sneller en is het ook direct verwerkt in het systeem. Ideaal.’
Voor Reijners is dat niet het enige voordeel. ‘We vinden de eenvoud prettig. Ook merken we dat Nobilex echt door ontwikkelt. Als we tickets aanmaken of suggesties hebben, wordt daar meestal wat mee gedaan. We komen ook enkele keren per jaar samen tijdens de gebruikersraad, waarbij gebruikers vragen en opmerkingen kunnen indienen. Nobilex staat altijd open voor feedback.’
De toekomst van het notariaat
Met Nobilex zet Notariskantoor Roerdalen stappen richting de toekomst. Welke toekomstplannen staan er nog meer op de agenda? ‘Met de werkwijze die we nu hebben, denk ik dat we op het gebied van digitalisering en automatisering al ver zijn. Wel kunnen we nog verder ontwikkelen door de documenten die we inscannen direct te koppelen met onze software, daar werken we nu aan.’
Reijners vervolgt: ‘Ik denk overigens wel dat het notariaat vooruitloopt op andere juridische branches. De KNB zit daar namelijk bovenop. Bijvoorbeeld door de Gedragscode Informatiebeveiliging uit te brengen om onze security te verbeteren. Bij Nobilex zie ik deze vooruitstrevendheid ook terug. Zo wordt het per 1 januari 2024 mogelijk om met een digitale akte een BV op te richten. Ik geloof dat Nobilex daar als een van de weinige partijen echt klaar voor is.’
Neem contact op
Wil jij net als Notariskantoor Roerdalen klaar zijn voor de toekomst? Vraag dan hier een demo aan van onze software. Dan kijken we samen hoe jij de sprong richting digitalisering kunt wagen!
