Onder de rook van Eindhoven vind je Van Voskuijlen en Koekkoek Notarissen. Dit dorpskantoor uit Bladel stapte in 2022 over naar onze notariële software, omdat hun leverancier ermee stopte. Waarom ze voor ons kozen? Welke uitdagingen we tegenkwamen? En wat werken met Nobilex hen oplevert? Kandidaat-notaris Marina Dirkx-Strijbos vertelt je er alles over in deze klantcase!
Over Van Voskuijlen en Koekkoek Notarissen
Van Voskuijlen en Koekkoek Notarissen betrekken sinds 1978 een kantoorpand in Bladel. Hiermee bieden ze al generaties lang een vertrouwde aanblik in de dorpskern. Dit – samen met de ruime parkeerplekken – maakt de gang naar de notaris laagdrempelig. Kandidaat-notaris Marina komt zelf ook uit Bladel en begon haar carrière hier direct na haar rechtenstudie.
Marina: “Ik heb Europees recht gestudeerd, met het idee om dan aan de slag te gaan in het buitenland. Maar toen het zo ver was, wilde ik in Nederland blijven. Als 22-jarige ging ik me heroriënteren en vond toen het notariaat. De onafhankelijkheid en het persoonlijke contact trok me aan en dus besloot ik in deeltijd notarieel recht te studeren. Direct na afronding van mijn studie ging ik bij Van Voskuijlen en Koekkoek aan de slag en inmiddels werk ik hier alweer negentien jaar.”
De overstap naar Nobilex
Ze waren niet actief op zoek naar nieuwe notariële software, maar de vorige leverancier van Van Voskuijlen en Koekkoek stopte ermee. Marina: “Onze vorige leverancier ontwikkelde hun systeem niet meer verder, dus werden wij gedwongen om iets nieuws te zoeken. Wij werken graag samen met kleine softwareleveranciers die toegankelijk zijn en van korte lijntjes houden en Nobilex voldoet exact aan dat profiel.”
Toch trok niet alleen de grootte hen aan. Marina: “Ze hadden ook een goed verhaal: zij bouwen samen met hun klanten aan het systeem, zodat de software zich aanpast aan onze dagelijkse praktijk in plaats van andersom. Dus besloten we niet met andere leveranciers in gesprek te gaan en te migreren naar Nobilex.”
De migratie naar nieuwe notariële software
Migreren naar andere software is altijd uitdagend, maar bij Van Voskuijlen en Koekkoek moest het ook nog eens in een hoog tempo. Marina: “We moesten in twee maanden over, dat was echt kort en niet echt ideaal. Want we moesten onder enorme druk al onze documenten en modellen aanleveren. En door die tijdsdruk was er voor Nobilex weinig tijd om onze werkwijze goed te onderzoeken.”
Dit leverde na de migratie uitdagingen op. Marina: “Wij hingen bij testamenten twee partijen aan het dossier – de testateur en de echtgenoot. Dit mag in Nobilex niet, maar daar kwamen we pas later achter. Het rechtzetten hiervan kostte tijd.”
Nazorg na de migratie
Gelukkig stond Marina er niet alleen voor. “Miranda van Tilburg en Tom Voncken waren een week lang aanwezig bij ons op de werkvloer om ons te helpen met vragen. Dat vonden we heel prettig, zeker omdat iedereen moest wennen. Ze hadden van mij nog wel twee weken langer mogen blijven, want in de eerste week na een migratie kom je nooit alle handelingen tegen die je als notaris moet doen.
Alsnog waren de lijntjes kort, hoor, want als we hen opbelden kregen we snel reactie. En we merkten dat de jonge mensen bij ons op kantoor het heel snel oppikten, doordat het systeem van Nobilex heel logisch is opgebouwd. Dus zij hielpen de ouderen er ook weer doorheen.”
De voordelen van werken met Nobilex
Inmiddels is het ruim een jaar geleden dat Van Voskuijlen en Koekkoek Notarissen overging – hun migratie startte namelijk 19 september 2022. Dus hoe ervaren zij de software nu? “Het werkt prettig en veel logischer. Alles loopt via hetzelfde systeem, we hoeven niet meer apart in te loggen bij partijen zoals het Kadaster en de Kamer van Koophandel. En waar we bij cliëntonderzoek voorheen vier keer op knoppen moesten drukken in allerlei registers, worden alle documenten nu met één druk op de knop automatisch geïmporteerd.”
Voor Marina zijn er nog meer voordelen: “Ook kunnen we beveiligde bijlagen versturen via Notarisbox. En wordt alle toebehoren van een klant opgeslagen in digitale dossiers. Allemaal functionaliteiten die echt bij deze tijd horen. We merken ook dat we veel dienstgerichter werken naar de klant toe. Want al is de collega er niet die hen de vorige keer hielp, ik zie precies wat er met de klant is besproken en kan het dus ook voor hen regelen. Dat is heel fijn.”
Samen bouwen aan notariële software
Naast de digitalisering van het kantoor en de dossiers, merkt Marina ook de voordelen van het samen bouwen aan de software. “Als wij ergens tegenaan lopen binnen de software, kaarten we dit aan bij Nobilex en dan doen ze er ook echt wat mee. Natuurlijk kunnen ze niet alles direct oppakken, maar als het bij meerdere kantoren speelt, veranderen ze het wel echt.”
Dit ondervond Marina aan den lijve. “Wij waren gewend dat bij de nota van afrekening alles werd uitgesplitst in subtotalen, met de bijbehorende btw-post. Bij Nobilex werd dit allemaal bij elkaar opgeteld. Hierdoor moesten onze klanten weer zelf uitrekenen welke hypotheekkosten (inclusief BTW) ze konden opgeven bij de inkomstenbelasting als aftrekpost. Dit heeft Nobilex toen voor ons veranderd.”
Stap richting het digitale notariskantoor
Digitalisering trekt aan alle kanten aan het notariaat, daarom zijn we ook benieuwd hoe Marina dit ervaart. “Wij moeten daar nog meer mee, want wij printen alles nog uit en digitaliseren weinig. Toch zie ik onze migratie naar Nobilex als een eerste, goede stap, doordat we nu al meer gebruikmaken van het digitale dossier.”
Dit levert mogelijkheden op voor het notariskantoor. “We kunnen hierdoor de komende jaren steeds beter de afweging maken over wat we wel en niet in een fysiek dossier stoppen. Tot het moment komt waarop we alles digitaal gaan doen. Doordat je als notaris de bewaarplicht hebt, is dat altijd spannend – een papieren archief geeft dan zekerheid. Maar met Nobilex als softwareleverancier zetten we wel steeds meer stappen naar een gedigitaliseerd kantoor.”
Neem contact op
Wil jij ook stappen zetten richting een gedigitaliseerd, toekomstbestendig notariskantoor? Neem dan gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. We kunnen altijd een vrijblijvende demo geven van onze software.
