Hoe bereid je je als notariskantoor voor op de implementatie van nieuwe notarissoftware? Is het zo’n grote operatie als het lijkt? En wat levert het uiteindelijk op? Bij Van Grafhorst Notarissen weten ze hier alles van, want vorig jaar stapten ze officieel over op de software van Nobilex. We gingen in gesprek met Nick, notaris en Petra, notarieel medewerker bij Van Grafhorst Notarissen en vroegen naar hun ervaringen én tips.
Sneller en efficiënter werken
Als notaris heb je een belangrijke rol, want cliënten rekenen op je tijdens een belangrijk moment in hun leven. Nick: “Eén van de belangrijkste taken in ons vak, is cliënten voorzien van helder advies en goede communicatie. Maar dat kan alleen wanneer je alles intern ook goed op orde hebt.” Petra vult aan: “Er wordt steeds meer digitaal gewerkt, dus je moet zorgen dat je klaar bent voor de toekomst. Wanneer je digitaliseert kun je veel sneller en efficiënter werken.”
Werken met één softwarepakket
Door hun jarenlange ervaring, weten ze als geen ander wat ze verlangen van goede software in hun dagelijkse werkzaamheden. Nick legt uit: “We zijn al heel lang bezig met digitaliseren, want online gaat alles veel sneller. Maar we merkten dat er nog geen software beschikbaar was die aansloot bij onze wensen. De ontwikkelingen liepen naar ons idee niet snel genoeg. En we werkten ook met twee verschillende leveranciers, maar idealiter wil je natuurlijk één pakket waar alles in zit.”
Innovatiedoelstelling
Uiteindelijk kwamen ze in contact met ons. “Nobilex is een bekende naam in de branche,” vervolgt Nick. “Alleen destijds waren ze nog geen samenwerking aangegaan met een kantoor van onze omvang. Maar bij Nobilex staat innovatie echt voorop en dát gaf vertrouwen. Dus gingen we met elkaar in gesprek: wat hebben we op dit moment? Wat missen we nog? En waarin kan Nobilex iets voor ons betekenen?”
Rob, onze CEO vertelt hierover: “Als softwareorganisatie zijn we er écht voor het notariaat. We werken altijd met een innovatiedoelstelling en opereren daarnaast ook als stichting zonder winstoogmerk. We ontwikkelen op die manier samen tools die in deze digitale wereld steeds belangrijker zijn. Door samen te kijken naar wat Van Grafhorst wil en wat mogelijk is, kan ook Nobilex verder innoveren.”
Samen verder digitaliseren
Op die manier ontstond er een mooie samenwerking tussen Van Grafhorst Notarissen en Nobilex. Daarin stond een aantal specifieke wensen centraal. “Er waren een aantal dingen belangrijk voor ons,” vertelt Nick. “Zo wilden we graag software die een interactieve managementrapportage kon opstellen, zodat we dit niet handmatig hoefden te doen en om eenvoudiger te rapporteren aan het managementteam. Dat was nog nergens anders mogelijk, zoals bij Nobilex. Maar ook het werken met de Notarisbox was voor ons een belangrijke reden om met Nobilex samen te werken. Op die manier deel je veilig documenten met je cliënten. Voor de communicatie met cliënten is dit een ontzettend handige tool.”
Goede voorbereiding is belangrijk
Uiteindelijk volgde de implementatie van Nobilex, maar hoe bereid je je daarop voor? Nick: “Als kantoor wil je dat zo’n implementatie soepel verloopt en goede voorbereiding is daarbij enorm belangrijk. Vooral voor de collega’s die er uiteindelijk mee gaan werken, verandert er veel. We besloten daarom samen met Nobilex om ‘koplopers’ in te zetten.”
Koplopers
Petra: “Samen met nog een collega, was ik één van de ‘koplopers’ in het team. Koploper zijn houdt in dat je al eerder trainingen krijgt over de software. Je zorgt er vervolgens voor dat alles op de werkvloer goed geïmplementeerd wordt bij je collega’s. Ik had dagelijks contact met een vaste medewerker van Nobilex, die ons de eerste weken hielp met de implementatie op de werkvloer.”
Ze vervolgt: “Het is belangrijk dat je vooraf een efficiënt plan hebt. Denk bijvoorbeeld aan het nalopen van je huidige systemen: wat haal je daaruit? En hoe zet je het straks over? Dat is ook een tip die ik wil meegeven aan andere notariskantoren die een overstap overwegen: bereid je goed voor, zo haal je alles eruit.”
“In het begin moet je soms even zoeken naar de beste manier van samenwerken,” vertelt Rob. “Van Grafhorst is een groot kantoor, maar over alles was goed nagedacht in de voorbereiding. Dat maakte de implementatie voor ons ook een stuk makkelijker.”
Samenwerking biedt de oplossing
Maar al ben je nog zo goed voorbereid, natuurlijk ontstaan er altijd onverwachte uitdagingen. Belangrijk is dan om de samenwerking op te zoeken en samen tot een oplossing te komen. Petra vervolgt: “We merkten bijvoorbeeld dat er veel tickets met vragen open stonden, maar dat ook dezelfde vragen vaak terugkwamen. Dat was voor niemand efficiënt. Daarover gingen we in gesprek met Nobilex en we kwamen tot een oplossing die voor iedereen beter werkte.”
Efficiënter en minder foutgevoelig
Inmiddels werkt ze alweer een tijdje met de software van Nobilex. Petra merkt dat het een stuk efficiënter werkt dan voorheen: “De software van Nobilex levert veel op in mijn dagelijkse werk. We communiceren makkelijk met cliënten met de Notarisbox, de dossiers en het dashboard zijn heel overzichtelijk en het is minder foutgevoelig.”
Een groot compliment
Van Grafhorst Notarissen is tevreden met de keuze voor Nobilex. “Nobilex staat echt open voor blijvende innovatie,” vertelt Nick. “Dat geeft een hoop vertrouwen: nu en in de toekomst.” Petra: “Het mooie aan Nobilex is dat er altijd iets wordt gedaan met onze feedback. Als ik zie waar we nu staan, ten opzichte van een paar maanden geleden, dan is dat een grote vooruitgang. Dat kan alleen wanneer je goed samenwerkt.”
Rob sluit af: “Een groot compliment voor Van Grafhorst Notarissen en alle koplopers. Ze zoeken echt de samenwerking met ons op om Nobilex zo effectief mogelijk in te zetten voor hun kantoor. Ook de software van Nobilex heeft zich hierdoor verder ontwikkeld.”
Ook samenwerken?
Kortom is de samenwerking met Van Grafhorst Notarissen echt een succes te noemen. Wil je ook eens sparren over de mogelijkheden? Of ben je benieuwd naar een samenwerking met Nobilex? Boek een demo of neem vrijblijvend contact op.
